Biurokracja i obowiązki przedsiębiorców względem organów nadzorujących, m.in. ZUS i US, potrafią być przytłaczające. Istnieje sposób, aby piętrzące się dokumenty sprawnie przeprocesować. Pomoże w tym kwalifikowany podpis elektroniczny.
Spis treści
Czym jest podpis kwalifikowany?
Dokumenty wymagają podpisu, aby były wiążące dla stron. Podpis kwalifikowany to nowoczesny i bezpieczny odpowiednik podpisu własnoręcznego. Ma on moc prawną i umożliwia zidentyfikowanie właściciela podpisu. Pomaga w tym przypisany do użytkownika certyfikat kwalifikowany.
Podpis kwalifikowany umożliwia podpisanie dokumentu bez konieczności posiadania go w formie papierowej.
Właściciele firm, szczególnie mniejszych, wiele czynności związanych z prowadzeniem biznesu wykonują osobiście. Zalicza się do nich m.in. obowiązki informacyjne, przygotowanie i przesłanie umów czy oficjalnych zapytań. Tego rodzaju dokumenty często muszą mieć formę pisemną. W celu przyspieszenia i uproszczenia pracy można wykorzystać podpis kwalifikowany.
Jak praktycznie wykorzystać podpis kwalifikowany?
O podpis elektroniczny możesz ubiegać się jeszcze przed założeniem firmy. W przypadku rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej jednym z niezbędnych dokumentów jest wniosek CEIDG-1. Do jego podpisania możesz wykorzystać Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny, który nabędziesz jako osoba fizyczna. Realizację jakich czynności ułatwi kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis kwalifikowany wykorzystasz m.in. do:
- zawierania umów z kontrahentami – przede wszystkim tych, gdzie wymagana jest forma pisemna;
- zawierania umów z pracownikami, zleceniobiorcami czy wykonawcami;
- podpisywania umów leasingowych;
- przeniesienia praw autorskich majątkowych;
- przesyłania Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (JEDZ);
- podpisywania dokumentów:
- księgowych;
- finansowych;
- elektronicznych faktur;
- medycznych;
- umów najmu terminowego.
Ponadto podpisem elektronicznym autoryzujesz raporty przesyłane do urzędów. Może on także posłużyć do reprezentacji klienta w roli pełnomocnika w obszarze działalności gospodarczej lub w przypadku spraw urzędowych i sądowych. Podpis kwalifikowany sprawdza się także w przypadku dokumentacji przetargowej.
Wygodna cyfrowa forma dokumentów ułatwia przechowywanie, skraca czas na załatwienie formalności i wyraźnie upraszcza obowiązki administracyjne.
Jak uzyskać podpis elektroniczny i ile on kosztuje?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny i można go kupić w certyfikowanych firmach. Wszystkie przedsiębiorstwa upoważnione do jego sprzedaży wymienione są na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).
Biznes.gov.pl podaje, że cena podpisu elektronicznego to około 300 zł brutto. Wiele zależy od dostawcy czy np. czasu ważności certyfikatu – może to być od roku do trzech lat.
W ramach certyfikatu otrzymasz:
- kartę kryptograficzną z Twoim certyfikatem kwalifikowanym;
- czytnik kart z podłączeniem do komputera;
- oprogramowanie, które należy zainstalować.
Dostawców certyfikowanych jest przynajmniej kilku. Wśród najpopularniejszych są m.in. Szafir, Sigilium Sign czy proCentrum SmartSign.
Podpis kwalifikowany to technologia przyjazna dla środowiska
Tysiące firm w Polsce drukuje każdego dnia w sumie tony dokumentów. Generuje to koszty, a także wydłuża czas realizacji niektórych zadań. Wszystko to przekłada się na zwiększenie śladu węglowego, co niekorzystnie wpływa na środowisko.
Podpis kwalifikowany to cyfrowy nośnik, który ogranicza konieczność drukowania dokumentów. Dzięki temu Twoja firma może zaoszczędzić na papierze, tuszu czy kosztach energii, które w skali roku generują wyraźne koszty. Stosowanie e-podpisu oznacza także mniejsze zanieczyszczenie środowiska poprzez ograniczenie emisji CO2.
Czy polscy przedsiębiorcy korzystają z e-podpisu?
Raport EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” pokazuje, że 29% mikroprzedsiębiorców w Polsce korzysta z e-podpisu. Dla porównania 18% małych i 22% średnich firm używa tego rozwiązania w codziennym funkcjonowaniu.
Podpis kwalifikowany najczęściej wybierają firmy usługowe i handlowe. Co trzecia firma usługowa (30%) i co czwarta handlowa (25%) wdrożyły to rozwiązanie. Tylko 9% firm transportowych i 13% produkcyjnych zdecydowało się na podobny krok.
Pandemia przyspieszyła implementację cyfrowych rozwiązań w firmach. Podpis elektroniczny planuje wdrożyć 64% firm z sektora MŚP, aby usprawnić codzienne obowiązki.
Warto zaznaczyć, że już niebawem, bo od 2024 r. wszystkie firmy są zobligowane do korzystania z e-faktur. Jest to kolejny przykład tego, że cyfryzacja postępuje w wielu obszarach biznesu, które do dzisiaj są często analogowe.
Firma, choć jak najbardziej realna, staje się coraz bardziej cyfrowa. Powstają różnego rodzaju narzędzia, jak e-podpis czy e-faktury, które usprawniają działanie przedsiębiorstw. Ułatwiają ewidencję, minimalizują problem archiwizacji, zgubienia czy zniszczenia dokumentu, ale także skracają czas obiegu dokumentów. Dzięki temu wiele formalności i transakcji możesz załatwić znacznie szybciej i wygodniej.
Potrzebujesz pieniędzy na rozwój firmy? Poznaj korzyści, jakie zapewnia crowdfunding pożyczkowy. Wejdź na biznes.finansowo i poznaj szczegóły.
